경력증명서는 다녔던 회사에 청구하면 회사가 사실대로 적어 즉시 내줘야 합니다.
근로기준법 제39조가 정한 의무이고, 계속하여 30일 이상 근무했다면 퇴직 후 3년 이내까지 청구할 수 있습니다.
증명서에는 내가 요구한 사항만 적히며, 회사가 거부하면 500만원 이하 과태료 대상입니다.
회사가 폐업했거나 연락이 닿지 않으면 국민연금 가입증명, 건강보험 자격득실확인서, 고용보험 자격이력내역서로 근무 사실을 대신 보여 줄 수 있고, 셋 다 온라인으로 뗄 수 있습니다.
근로기준법·같은 법 시행령(국가법령정보센터), 국민연금공단·국민건강보험공단·근로복지공단·정부24 안내 기준 · 2026년 10월 11일 확인
회사는 경력증명서를 꼭 떼 줘야 하나요?
네. 법에서 말하는 이름은 사용증명서이고, 흔히 경력증명서라고 부르는 서류가 이것입니다. 근로기준법 제39조 제1항은 이렇게 정합니다.
사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.
여기서 중요한 단어는 세 가지입니다. 퇴직한 후라도 – 재직 중뿐 아니라 그만둔 뒤에도 청구할 수 있습니다. 사실대로 – 근무 기간이나 직위를 부풀리거나 줄여 적으면 안 됩니다. 즉시 – 며칠 뒤로 미룰 근거가 없습니다.
같은 조 제2항은 증명서에 근로자가 요구한 사항만 적도록 합니다. 연봉을 빼고 근무 기간과 직위만 적어 달라고 하면 회사는 그렇게 발급해야 합니다.
청구 자격과 기한은 시행령 제19조가 정합니다. 계속하여 30일 이상 근무한 근로자가 청구할 수 있고, 기한은 퇴직 후 3년 이내입니다.
직원이 몇 명 안 되는 작은 회사라도 빠지지 않습니다. 시행령 별표 1이 상시 4명 이하 사업장에도 제35조부터 제42조까지를 적용한다고 정하고 있어 제39조가 그대로 적용됩니다.
함께 알아 둘 조항이 하나 더 있습니다. 제40조는 누구든지 근로자의 취업을 방해할 목적으로 비밀 기호나 명부를 만들거나 쓰지 못하게 합니다. 경력증명서에 다음 직장에 불리한 표시를 숨겨 넣는 일도 허용되지 않는다는 뜻입니다.
회사가 안 떼 주면 과태료는 얼마인가요?
근로기준법 제116조 제2항 제2호는 제39조를 위반한 자에게 500만원 이하의 과태료를 부과한다고 정합니다. 구체적인 금액은 시행령 별표 7에 위반 유형별로 나뉘어 있습니다.
| 위반 유형 | 1차 | 2차 | 3차 이상 |
|---|---|---|---|
| 사용증명서를 즉시 내주지 않은 경우 | 30만원 | 50만원 | 100만원 |
| 사실과 다르게 적은 사용증명서를 내준 경우 | 50만원 | 100만원 | 200만원 |
| 근로자가 요구하지 않은 사항을 적은 경우 | 80만원 | 150만원 | 300만원 |
요구하지 않은 내용을 적는 쪽의 금액이 가장 큽니다. 원치 않는 정보가 다음 직장에 넘어가는 피해를 그만큼 무겁게 본다는 뜻입니다.
과태료 부과·징수 권한은 시행령 제59조 제14호에 따라 지방고용노동관서의 장에게 위임되어 있으므로, 회사가 계속 거부하면 관할 지방고용노동관서에 알리는 것이 공식 경로입니다.
다만 과태료는 회사에 대한 제재이고, 그렇다고 증명서가 바로 손에 들어오지는 않습니다. 급하면 아래 대체 서류를 먼저 떼어 두는 편이 현실적입니다.
경력증명서는 어떤 순서로 요청하나요?
- 제출처가 원하는 내용 확인: 낼 곳이 근무 기간만 보는지, 담당 업무와 직위까지 보는지, 회사 직인이 필요한지 먼저 묻습니다.
- 적을 항목 정하기: 근무 기간, 부서, 직위, 담당 업무, 임금 가운데 필요한 것만 고릅니다. 법상 요구한 사항만 적히므로 필요 없는 항목은 빼 달라고 말합니다.
- 인사·총무 담당자에게 청구: 이메일이나 문자처럼 기록이 남는 방법으로 요청하면, 나중에 언제 청구했는지 증명하기 쉽습니다.
- 받은 서류 확인: 이름·생년월일·근무 기간이 맞는지, 회사명과 대표자, 직인이 찍혔는지 봅니다. 틀린 곳이 있으면 바로 고쳐 달라고 합니다.
- 발급이 안 되면: 4대보험 가입 이력 서류를 떼고, 필요하면 관할 지방고용노동관서에 알립니다.
경력증명서 양식에는 어떤 항목이 들어가나요?
근로기준법 시행규칙의 별지 서식에는 사용증명서가 없습니다. 즉 법정 양식은 없고, 회사가 쓰는 양식으로 발급됩니다. 법이 정한 내용은 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항입니다.
이를 실제 양식 항목으로 옮기면 보통 다음처럼 짜입니다.
| 구분 | 항목 | 법 조문과의 관계 |
|---|---|---|
| 인적 사항 | 성명, 생년월일 | 누구의 증명서인지 특정 |
| 근무 기간 | 입사일 ~ 퇴사일(재직 중이면 발급일 현재) | 사용 기간 |
| 소속·직위 | 부서, 직위·직급 | 지위 |
| 담당 업무 | 맡았던 업무 내용 | 업무 종류 |
| 임금 | 연봉·월급(요구한 경우만) | 임금 |
| 용도 | 제출처·사용 목적 | 그 밖에 필요한 사항 |
| 발급 정보 | 회사명, 사업자등록번호, 주소, 대표자, 발급일, 직인 | 발급 주체 확인 |
위 표에서 법이 직접 적은 항목은 사용 기간·업무 종류·지위·임금 네 가지이고, 나머지는 서류가 누구 것인지와 누가 발급했는지를 보여 주는 칸입니다.
경력 산정이 까다로운 곳(호봉 산정, 경력직 채용, 자격시험 응시 등)은 담당 업무를 구체적으로 적어 달라고 요구하는 경우가 많으니, 제출처 요구를 먼저 확인합니다.
회사가 폐업했거나 연락이 안 되면 어떻게 하나요?
회사가 문을 닫았거나 연락이 끊겼다면 회사 대신 공단 기록으로 근무 사실을 보여 줍니다. 회사가 직원을 4대보험에 가입시키면 그 기록이 공단에 남기 때문입니다.
세 서류 모두 본인이 온라인으로 뗄 수 있습니다.
| 서류 | 발급처 | 온라인 | 보여 주는 내용 |
|---|---|---|---|
| 국민연금 가입자 가입증명 | 국민연금공단(nps.or.kr), 정부24 | 가능(홈페이지·모바일앱·정부24). 방문·팩스·우편·무인민원발급기도 가능 | 사업장별 국민연금 가입 이력. 특정 사업장만 골라 발급 가능 |
| 건강보험 자격득실확인서 | 국민건강보험공단(nhis.or.kr), 정부24 | 가능(홈페이지·건강보험25시 앱·정부24). 무인민원발급기·지사 방문도 가능 | 직장가입자 등 건강보험 자격을 얻고 잃은 이력 |
| 고용보험 자격이력내역서 | 근로복지공단 토탈서비스, 고용24(이력 조회) | 가능(토탈서비스). 관할 소속기관 방문·콜센터 1588-0075도 가능 | 고용보험 사업장, 취득일·상실일. 상용·일용 이력 따로 발급 |
정부24 안내 기준으로 건강보험 자격득실확인서는 수수료 없음·구비서류 없음·즉시 처리이고, 온라인은 본인만 신청할 수 있습니다.
국민연금 가입자 가입증명은 공단 안내상 즉시(3시간 이내) 발급되며, 홈페이지에서 뗀 증명서는 지사에서 받은 것과 효력이 같습니다.
고용24의 고용보험 피보험자 이력 조회에서는 근무지별 취득일과 최종 상실일, 근무지역·직종·업종·근무년수까지 확인할 수 있습니다(근로복지공단 자료).
국민연금 가입증명에서 「특정사업장 선택」에 체크하고 사업장을 고르면 그 사업장의 가입 이력만 출력됩니다. 이 경우 기간은 따로 고를 수 없습니다.
사업장명에 일용직·계약직 같은 문구가 붙어 있으면 ***로 바꿔 발급할 수 있다고 공단이 안내합니다. 이직 서류로 낼 때 유용한 기능입니다.
세 서류 중 무엇을 낼지는 제출처가 정합니다. 업무 내용까지 증명해야 하는 곳이라면 가입 이력만으로는 부족할 수 있으니, 당시 근로계약서나 급여명세서처럼 갖고 있는 자료를 함께 준비합니다.
연말정산 때 받은 근로소득원천징수영수증도 그 해 어느 회사에서 얼마를 받았는지 보여 주는 보조 자료로 쓸 수 있습니다.
대체 서류는 어떤 순서로 떼나요?
- 국민연금: 국민연금공단 전자민원 → 개인 → 증명서 발급 → 가입자 가입증명(국문)을 고르고, 필요하면 특정사업장을 선택한 뒤 [증명서 발급하기]로 출력합니다. 다른 기관 제출용은 이 버튼으로 뽑아야 합니다.
- 건강보험: 국민건강보험공단 홈페이지에 로그인 → 개인민원 → 자격득실확인서 발급 → 자격 득실 내역 확인 → 프린트 발급 또는 팩스 전송을 고릅니다.
- 고용보험: 근로복지공단 토탈서비스(total.comwel.or.kr)에서 고용보험 자격이력내역서(근로자용)를 신청합니다. 상용근로자 이력과 일용근로자 이력을 각각 골라 뗄 수 있습니다.
- 대조: 세 서류의 회사 이름과 날짜가 서로 맞는지 봅니다. 기록이 실제와 다르면 근로계약서·급여명세서를 들고 근로복지공단 지역본부(지사)에 고용보험 피보험자격 확인을 청구할 수 있습니다(수수료 없음, 처리기간 14일).
공무원·교원 경력증명서는 어디서 떼나요?
공무원은 회사가 아니라 임용권자가 경력증명서를 발급합니다. 공무원 인사기록ㆍ통계 및 인사사무 처리 규정 제32조 제2항은 재직 중이거나 퇴직한 공무원이 청구하면 임용권자가 인사 및 성과 기록에 따라 경력증명서를 발급하도록 정합니다.
사망한 공무원의 배우자, 직계혈족, 형제자매도 가족관계증명서 등으로 관계를 증명하면 청구할 수 있습니다.
- 국가·지방공무원: 정부24 「재직(퇴직·경력)증명」. 온라인 신청은 중앙부처 퇴직자와 지방자치단체 경력증명만 됩니다. 국방부, 방위사업청, 국세청, 경찰청, 대통령비서실, 대통령경호처(e-사람 독립망 운영기관) 퇴직자는 온라인 신청이 안 되므로 해당 기관 담당자에게 요청합니다. 방문 처리는 즉시(근무시간 내 3시간)로 안내되어 있고, 온라인은 대리 신청이 안 됩니다.
- 교육공무원(교원): 정부24 「교육공무원 경력증명서」. 인터넷이나 방문으로 신청하고, 구비서류 없이 즉시 처리됩니다. 접수·처리 기관은 교육부, 대학, 시도 교육감입니다.
교육공무원 인사기록 및 인사사무 처리 규칙 제23조 제2항은 재직 중·퇴직한 교육공무원과 사망한 교육공무원의 가족이 청구할 수 있다고 정합니다.
같은 항 단서는 공무원으로 재임용되거나 유치원·초중등학교·대학에 취업하려고 떼는 경우에는 별지 제33호서식으로 발급해야 한다고 정하고, 그 밖에는 청구인이 원하면 제33호의2서식으로 받을 수 있습니다.
교육부 소속 기관·대학 소속이었다면 그 기관이나 대학의 장이, 교육청 소속이었다면 교육감이 발급합니다(같은 조 제3항).
회사는 근무 기록을 얼마나 보관하나요?
근로기준법 제42조는 회사가 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정합니다. 시행령 제22조가 정한 보존 대상은 근로계약서, 임금대장, 임금 결정·지급 방법과 계산 기초에 관한 서류, 고용·해고·퇴직에 관한 서류, 승급·감급에 관한 서류 등입니다.
경력증명서 청구 기한(퇴직 후 3년)과 기간이 맞물리므로, 이직 계획이 있다면 퇴사할 때 미리 받아 두는 것이 가장 확실합니다.
확인하지 못한 부분
국민연금 가입자 가입증명의 발급 수수료는 국민연금공단과 정부24 안내 모두 수수료 항목이 없어 금액을 확인하지 못했습니다.
무인민원발급기에서 건강보험 자격득실확인서를 뗄 때의 수수료는 공단 웹진 2018년 5월호의 “무료” 안내만 찾았고, 현재 기준 공식 안내는 확인하지 못했습니다.
고용24 화면 안의 정확한 메뉴 이름은 직접 들어가 보지 못해 적지 않았고, 정부24 공무원 경력증명 수수료는 「조례별 수수료」로만 표기되어 있어 금액을 싣지 않았습니다.
회사가 사용증명서를 우편이나 이메일로 보내야 하는지는 법이 “즉시 내주어야 한다”고만 정하고 있어, 전달 방법은 회사와 협의가 필요합니다.
자주 묻는 질문
퇴사한 회사에 경력증명서를 달라고 하면 꼭 줘야 하나요?
네. 근로기준법 제39조는 근로자가 퇴직한 뒤라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금 등에 관한 증명서를 청구하면 회사가 사실대로 적어 즉시 내주도록 정합니다. 청구할 수 있는 사람은 계속하여 30일 이상 근무한 근로자이고, 기한은 퇴직 후 3년 이내입니다(시행령 제19조).
회사가 경력증명서를 안 떼 주면 어떻게 되나요?
사용증명서 교부 의무 위반은 500만원 이하 과태료 대상입니다(근로기준법 제116조 제2항 제2호). 시행령 별표 7 기준으로 즉시 내주지 않으면 1차 30만원·2차 50만원·3차 이상 100만원이고, 과태료는 지방고용노동관서가 부과합니다.
직원이 5명이 안 되는 작은 회사도 경력증명서를 떼 줘야 하나요?
네. 근로기준법 시행령 별표 1은 상시 4명 이하 사업장에도 제35조부터 제42조까지를 적용한다고 정하고 있어, 사용증명서 조항(제39조)도 적용됩니다.
다니던 회사가 폐업했으면 경력은 어떻게 증명하나요?
4대보험 가입 이력으로 대신합니다. 국민연금 가입자 가입증명(국민연금공단), 건강보험 자격득실확인서(국민건강보험공단), 고용보험 자격이력내역서(근로복지공단)에 회사 이름과 입사·퇴사에 해당하는 취득·상실 날짜가 남습니다. 제출처가 어떤 서류를 받아 주는지는 먼저 물어봐야 합니다.
경력증명서에 연봉을 빼 달라고 할 수 있나요?
네. 근로기준법 제39조 제2항은 증명서에 근로자가 요구한 사항만 적도록 정합니다. 요구하지 않은 사항을 적으면 과태료 1차 80만원·2차 150만원·3차 이상 300만원 대상입니다.
경력증명서 법정 양식이 있나요?
없습니다. 근로기준법 시행규칙의 별지 서식에 사용증명서는 들어 있지 않습니다. 법이 정한 것은 사용 기간, 업무 종류, 지위, 임금, 그 밖에 필요한 사항이라는 내용뿐이라 회사 양식으로 발급됩니다.
퇴직 공무원은 경력증명서를 어디서 떼나요?
정부24 「재직(퇴직·경력)증명」에서 중앙부처 퇴직자와 지방자치단체 경력증명은 온라인으로 신청할 수 있습니다. 국방부·방위사업청·국세청·경찰청·대통령비서실·대통령경호처 퇴직자는 온라인 신청이 안 되므로 해당 기관 담당자에게 요청합니다.
출처: 국가법령정보센터 근로기준법 제39조 · 제116조 ·
근로기준법 시행령 제19조(별표 1·7) ·
국민연금공단 가입자 가입증명 · 국민건강보험공단 자격득실확인서 발급 ·
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